當企業使用電子郵件來與客戶和商業合作夥伴進行溝通時,收到垃圾郵件,以及發出的 email 被判定為垃圾郵件都是不可避免的。如果你的企業郵箱收到太多的垃圾郵件,又或者所發郵件經常被自動送去 Spam/Junk 文件夾,這不僅會讓工作效率受到影響,還會對品牌的聲譽和品牌形象造成負面影響。本文將介紹一些方法,幫助企業郵箱大幅降低收到垃圾郵件的機會,並有效提高企業郵箱所發出 Email 的成功投遞率。
減少收到垃圾郵件的方法
使用表單代替 email 地址
在設計公司網站時,盡可能不要公開你的企業電子郵件地址。垃圾郵件發送者會通過網絡爬蟲在網站上收集電子郵件地址,將其添加到垃圾郵件列表中。使用表單來收集客戶信息,可以有效減少電子郵件地址的泄露。
使用 Google Recaptcha
Google Recaptcha 是一種驗證機製,用於判斷表單是否被人類用戶填寫。它可以有效防止機器人通過網站表單大量濫發郵件。將 Google Recaptcha 集成到你的網站中,可以減少機器人發送的垃圾郵件數量。
提高成功投遞率的方法
定期對網站和服務器進行安全維護
黑客會利用漏洞,從服務器上發送大量垃圾郵件。為了避免這種情況的發生,你需要定期對網站和服務器進行安全維護。確保你的服務器和網站軟件都是最新版本,並且定期進行漏洞掃描。
設置 DKIM/SPF/DMARC
DKIM(DomainKeys Identified Mail)、SPF(Sender Policy Framework)和 DMARC(Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance)是三種用於驗證郵件來源和防止電子郵件欺詐的技術。通過在企業郵件服務器上設置這些技術,你可以幫助其他郵件服務器了解你的企業郵件的真實來源,並在發送電子郵件時添加數字簽名,使你的電子郵件更容易被接收方信任。
避免觸發垃圾郵件過濾器
為了確保你的企業郵件不被視為垃圾郵件,你需要盡可能避免使用那些容易觸發垃圾郵件過濾器的關鍵詞或格式。例如,避免使用過於誇張的標題,過多的感嘆號或其他標點符號,使用太多不必要的文字格式,或者發送只有圖片,沒有任何文字內容的郵件。此外,確保你的電子郵件地址是真實可靠的,並且在發送電子郵件時,盡可能使用具有相關性的主題和內容。
避免包含過大或某些格式的附件
附件是一種常見的 Email 元素,然而過多的附件類型和附件數量可能會導致郵件被判定為垃圾郵件。為了避免這種情況的發生,你應該盡量避免在郵件中包含不必要的附件。如果需要發送附件,請盡量使用PDF和圖片等常見格式的附件,並確保它們不包含任何病毒或惡意軟件。
使用合適的工具和做法進行郵件營銷
如果你需要進行 Newsletter 郵件營銷,你應該使用專門的郵件營銷工具和做法。這些工具可以幫助你定位目標受眾,管理郵件列表,設計優質的郵件內容,並遵守反垃圾郵件法規。此外,如果你想要向大量收件人發送郵件,請避免使用公司郵箱直接群發郵件。你應該使用專業的郵件營銷服務或電子郵件群發軟件,這些工具可以保證郵件投遞成功率,並避免你的郵件被判定為垃圾郵件。
通過以上方法,你可以更有效地減少垃圾郵件和被視為垃圾郵件的風險,保護你的企業郵箱的安全和有效性。
總結
通過遵循上述建議,你可以減少企業郵箱所收到的垃圾郵件,並提高企業郵箱發出的郵件的成功投遞率。盡管這些方法並不能完全消除垃圾郵件和被視為垃圾郵件的風險,但它們可以最大程度地減少這些風險,保護你的企業郵箱的安全和有效性。